Article écrit en 1997

Avant même de penser à développer un web, toute entreprise devrait mettre en place une structure pour être en mesure de dialoguer par mêls ou emails avec ses partenaires et clients.

Choisir de développer une messagerie interne dépend largement de la taille de l'entreprise et de sa dispersion géographique. En effet, il n'apparaît pas très utile de lier quinze collaborateurs au moyen d'une messagerie électronique. Les contacts directs restent encore, fort heureusement, le moyen de communication privilégié entre les hommes et les femmes. L'intérêt majeur de la messagerie électronique est de pouvoir rester en contact avec le Monde extérieur. De pouvoir donner son adresse de courrier électronique à vos contacts comme vous donnez votre numéro de téléphone.

La France détenait une avance considérable en matière de communication électronique jusqu'en 1994, avec une diffusion très large du Minitel, certes peu utilisé pour la messagerie d'entreprise ou privée. Beaucoup pensent que cette formidable avance a temporairement ralenti l'adoption de la nouvelle technologie représentée par Internet. Selon une étude réalisée au début de l'année 1999 par CYBERSTRAT 78% des Offices du tourisme ont ou vont avoir une présence sur le Net avant la fin 1999. Aucune entité ne personnalisait ses messages et très peu créaient une base de données des visiteurs webs. Aucun n'utilisait les fonctionnalités d'un magazine sous forme d'email !

Avantages de la messagerie électronique

1. Un texte expédié par un système de messagerie électronique sera non seulement lu par son destinataire mais il pourra également être stocké dans un fichier.

2. Son contenu est donc disponible pour le réexpédier ou le modifier. Ceci représente un avantage considérable par rapport aux télécopies, qui ne sont que des images d'un texte.

3. La grande majorité des systèmes actuels permettent d'envoyer des fichiers attachés à vos messages. Ces fichiers peuvent être, par exemple, des données spécifiques à une application de votre client ou fournisseur. C'est aussi souvent des fichiers de l'un des tableurs ou système de traitement de textes présents sur le marché.

4. Les dernières versions des systèmes de messagerie supportent la composition des textes au format html. Il vous est donc possible d'illustrer votre texte, d'images, de sons et de le mettre en forme comme une page web y compris avec des liens hypertexte.

5. Vous apportez vraisemblablement un soin particulier à l'élaboration du papier à en-tête de votre entreprise. Pourquoi ne pas apporter le même soin à vos courriers électroniques ? Celui-ci représente le même potentiel de communication pour véhiculer l'image de vos produits et de votre entreprise. J'observe aussi que j'utilise beaucoup plus facilement la communication par ce moyen que l'envoi d'une lettre classique.

6. Les règles protocolaires sont beaucoup plus souples, les textes sont plus courts et directs.

7. Un correcteur orthographique est généralement intégré aux système de formatage du courrier.

8. La transmission est immédiate, et votre interlocuteur pourra avoir accès à son courrier en déplacement ou depuis son domicile.

9. Des réponses automatiques peuvent être programmées durant l'absence d'une personne ou tout simplement pour accuser réception du message.

10. Des filtres sélectifs peuvent être programmés pour trier les messages adressés à un destinataire.

11. Des systèmes évolués de transmission automatique peuvent être mis en oeuvre pour transmettre les messages envoyés à un destinataire générique (ex : info@cyberstrat.com ) vers une personne compétente pour répondre.

12. Un système d'archivage peut être conçu par client, dossier,...

13. Dans bien des cas, les filtres hiérarchiques disparaissent. Ne soyez pas surpris de recevoir une réponse directe d'un président de société branché....il y en a de plus en plus.

14. La pratique veut qu'un petit texte de signature apparaisse au bas de vos courriers. Tous les systèmes de messagerie vous offrent la possibilité d'intégrer ces signatures automatiquement, quelquefois vous avez le choix entre plusieurs. Ceci est une excellente occasion de rappeler à vos correspondants quelques informations pour mieux vous contacter. Le minimum est de faire apparaître les informations suivantes :