Si vous n'avez pas d'ordinateur, il serait
opportun d'étudier l'achat d'un PC, vous pourriez avoir la surprise de
découvrir que le prix de son achat, y compris un scanner, est très proche de
celui d'un télécopieur.
Si vous avez au moins un ordinateur dans
votre entreprise, je vous suggère de considérer l'acquisition d'une carte et
d'un scanner (pour autant que vous en ayez l'utilité). Les fonctionnalités
disponibles seront alors beaucoup plus importantes et la qualité des
transmissions n'en sera que meilleure. En effet, l'envoi depuis un émulateur
ne nécessite aucune lecture ou scanérisation des documents. Il n'y a donc
aucune déperdition de la qualité.
S'il en est encore besoin, le tableau
comparatif des deux technologies devrait étayer votre choix.
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TÉLÉCOPIEUR |
MICRO ORDINATEUR |
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Installation |
Très aisée
- Seule une prise de téléphone est nécessaire en plus de l'alimentation
électrique |
Deux
formules existent : Interne ou externe. Dans les deux cas, un logiciel
d'émulation doit être installé sur le PC et configuré pour reconnaître
le modem.
Un boîtier externe ne nécessite pas de compétence particulière.
Une carte interne à l'ordinateur nécessite l'ouverture du boîtier et
quelques précautions. |
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Envois des télécopies |
Souvent
sans délai possible. Mais de plus en plus de machines offrent des
possibilités de mémorisation et d'envoi différé. |
Mémorisation et programmation des envois possibles. |
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Impression |
Sur papier
sans possibilité de récupération. |
L'utilisateur à la possibilité de visualiser les télécopies avant de
décider de les imprimer ou non. |
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Multiples envois |
Limités à
quelques dizaines |
Sans
limitation si ce n'est la capacité de l'ordinateur. |
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Utilisation par plusieurs utilisateurs |
Suppose le
déplacement de la personne souhaitant envoyer ou recevoir une télécopie. |
En
émission, si le logiciel est un logiciel réseau, plusieurs utilisateurs
peuvent se partager une ligne. |
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Coût |
Entre 2 et
20000 Francs |
Dès 990
Francs |
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Autres possibilités |
Beaucoup
proposent la fonction de photocopie. |
Modem donc
la possibilité de connexion à des systèmes de courrier électronique. La
grande majorité des systèmes vendus en France offre également une
émulation MINITEL (V23). |
Tableau 1 Comparaison des
systèmes d'envois de télécopies par PC et télécopieur.
L'intérêt de la télécopie dans les opérations de vente.
La vitesse de transmission des données est certainement
l'atout majeur de la télécopie. Cette technologie a gagné ses lettres de
noblesse en France à la faveur d'une grève des agents des PTT. Ce mode de
communication est instantané. J'ai eu plusieurs fois l'occasion de converser
sur une ligne téléphonique avec une personne alors que je lui transmettais
dans le même temps un schéma créant ainsi une interactivité immédiate.
Pour les communications locales, le coût d'une télécopie
est en général plus faible qu'un envoi postal et supprime la mise sous
enveloppe alors que la transmission est instantanée.
Le cycle de vente ou de commande se trouve donc
considérablement réduit. Il n'est plus rare de trouver des situations où un
client demande un prix le matin, reçoit une proposition quelques minutes
plus tard et vous envoie dans la même matinée une commande.
Une télécopie peut également être personnalisée pour
chaque client lorsqu'elle est générée par un programme d'édition. La vitesse
de transmission est particulièrement adaptée à des communications urgentes
ou devant être perçues comme telles. Par exemple, l'annonce d'un nouveau
produit ou d'une promotion de dernière minute. Une offre de prix limitée
dans le temps ou la présence inattendue d'une personne importante sont des
sujets porteurs pour ce type de média. Lorsque la composition de
l'inventaire ou le cours des produits varient rapidement, la télécopie peut
également être considérée. Je reçois ainsi chaque matin le menu du
restaurant du quartier.
A propos de ce restaurant, son envoi présente l'énorme
défaut de ne pas être personnalisé. La télécopie arrive sur la machine du
département sans qu'une personne soit particulièrement intéressée par
l'offre. Il est primordial de mettre en oeuvre ce type de communication
lorsque l'on souhaite développer une relation privilégiée avec un client.
Dans ce cas, il est indispensable que le message soit adressé à une personne
précise dans l'organisation.
Relations publiques par télécopie
Si vous traitez avec la presse ou les agences de presse,
vous avez sans doute observé que la chasse au scoop était ouverte. Une
télécopie, pour autant que le sujet en vaille la peine, donnera l'impression
à son destinataire d'être l'un des premiers informés. Mais attention les
salles de rédaction sont noyées par le flot incessant de communiqué de
presse. Là encore la personnalisation du contact est primordiale.
Prise de commande par télécopie
Ce procédé est devenu commun en quelques années. Un bon
de commande destiné à la transmission par télécopie est incorporé dans les
catalogues. Il permet aux clients de communiquer rapidement avec les
services commerciaux des entreprises. Le format de vos bons de commande doit
être proche du format A4 et le bon doit être facilement détachable et adapté
pour être soit scanné, soit introduit dans les lecteurs des télécopieurs.
Il ne faut toutefois pas oublier de prévoir une ligne
téléphonique suffisamment puissante pour recevoir les appels. En 1995, LA
REDOUTE recevait plus de 20% de ces commandes par ce moyen alors qu'elle
s'adresse à des particuliers.
Le gain de temps en manipulation de courrier (ouverture,
sélection et distribution dans les services appropriés) est appréciable
surtout si vous recevez de nombreuses commandes.
Les annonces domiciliées sur un numéro de télécopieur
La présence d'un numéro de télécopieur dans vos annonces
presse ainsi que sur vos documents personnels et d'entreprise peut s'avérer
être un excellent moteur pour stimuler les achats impulsifs. Je suis un
adepte de cette pratique. Lorsque je remarque une publicité intéressante,
mon temps de réaction est en général très court. Je réagis immédiatement en
envoyant une télécopie au fournisseur. En l'absence de numéro de
télécopieur, cela m'impose de rédiger un courrier donc d'être près d'une
imprimante, d'une enveloppe et d'une boîte aux lettres. Autant de
contraintes qui contribuent à oublier rapidement les stimuli de l'annonce.
Dans la majorité des cas, je ne contacte donc jamais le fournisseur. Cette
attitude se renforcera dans l'avenir avec l'usage des téléphones portables
et des modems connectés aux ordinateurs portables. Le risque est de
surcharger les services commerciaux de demandes non réfléchies avec une
motivation d'achat faible.
Ajoutons que si vous souhaitez mesurer l'efficacité d'une
annonce, vous avez la possibilité de faire varier les numéros d'appel et
d'identifier la source de la stimulation.
Le degré d'adaptabilité de la méthode est une fonction de
l'urgence du besoin. Même, les fleuristes proposent de recevoir les
commandes par fax.
Les kiosques télécopies
Un kiosque est une base de données susceptible d'être
interrogée à distance par un utilisateur. En retour, le système peut envoyer
une télécopie à l'appelant.
La plupart des télécopieurs du marché permettent de
stocker au moins un document pouvant être consulté à distance. Deux
alternatives existent alors. La première est de répondre immédiatement à
l'appelant en envoyant le document sur la même ligne. Cela suppose donc que
l'appel soit initié depuis un équipement doté d'un système de bascule
automatique entre la communication vocale et la communication télécopie.
L'autre alternative et de demander à l'interlocuteur de
saisir son numéro de télécopieur. L'information étant ensuite envoyée à ce
numéro. De plus en plus de logiciels permettent maintenant de sélectionner
les informations désirées. Ainsi, vous pouvez imaginer stocker des
descriptions de produits avec des numéros de codes spécifiques. L'appelant
pourra alors saisir ce numéro et en retour recevoir sur son télécopieur les
informations souhaitées.
Minitel et télécopie
L'interconnexion des serveurs Télétel avec des bases de
données documentaires a permis aux grands éditeurs de presse tels que LE
MONDE, LES ECHOS de mettre à disposition l'ensemble de leur base d'articles.
Une grille de choix est proposée sur un kiosque à forte valeur ajoutée (0836
69), l'image de l'article est ensuite envoyée au demandeur. Ce tarif permet
de couvrir les frais de maintenance du serveur ainsi que les frais de
télécopie.
Audiotel et télécopie
Sur le même principe que le Minitel, les services
Audiotel permettent de saisir à l'aide du clavier des téléphones raccordés
au réseau numérique le numéro du document souhaité ainsi que le numéro du
télécopieur devant recevoir les informations.
Au même titre que le Minitel, le système de facturation
des Audiotels permet au fournisseur de l'information de facturer celle-ci au
demandeur.
Internet et télécopie
A ce stade de la lecture, vous devez être convaincu que
la télécopie peut être considérée comme le plus petit commun dénominateur en
matière de communication électronique. Mais vous ne voulez pas risquer de
manquer la déferlante Internet.
Deux aspects doivent être abordés en ce qui concerne
Internet. Le premier tient aux possibilités de stockage et d'édition sur un
serveur web. Le second est lié aux nouvelles opportunités offertes par le
réseau Internet lui-même pour acheminer les télécopies.
Stockage des documents pouvant être télécopiés sur un
serveur web
Les documents que vous souhaitez communiquer à vos
clients sont ou doivent être transcrits sous le format utilisé par le WEB
(html).
Il existe des logiciels de "télécopie à la demande"
capables de traduire les documents stockés dans une base de documents
"html", de les convertir au format TIFF ou d'un autre format propriétaire et
de les envoyer aux numéros de télécopieurs sélectionnés.
Le croisement de ces deux technologies simplifie
grandement la mise à jour de la documentation que vous souhaitez publier en
interne ou en externe. Les logiciels enregistrent les coordonnées des
documents demandés et vont les chercher par le biais de votre site WEB. Cela
suppose que vous ayez mis en oeuvre une stratégie de gestion rigoureuse de
vos documents.
Une seule mise à jour est nécessaire : celle de votre
base de données documentaires. Les systèmes de "télécopie à la demande" ont
suffisamment d'intelligence pour identifier les nouveaux documents ou ceux
qui ont disparu de la base de données. Les systèmes disponibles mémorisent
également les documents les plus fréquemment demandés et évitent ainsi une
surcharge du serveur WEB.
Acheminement des fax par le réseau Internet
Bien que cet aspect ne soit pas traité dans cet ouvrage,
vous avez probablement entendu dire qu'il était possible de transmettre à
moindre coût des communications téléphonique sur le réseau Internet. Si je
ne suis pas encore convaincu de la maturité de la technologie en ce qui
concerne la voie, en revanche, il peut être avantageux d'étudier la
transmission des télécopies par ce moyen. Le premier avantage que nous avons
évoqué plus haut est de pouvoir attacher à un courrier électronique, un
document électronique sous forme d'un fichier TIFF qui pourra être imprimé
localement. Le coût du transport devient donc marginalement nul. Cette
possibilité est souvent oubliée dans nombres de société fortement dépendante
d'une masse d'imprimés et formulaires divers.
| De
25 à 50% d'économie sur vos communications ! |
| La
seconde alternative est plus particulièrement attractive pour les
sociétés qui ont à transmettre des informations à des clients de leurs
filiales éloignées. Ainsi si vous devez envoyer régulièrement des
télécopies à Johannesburg en Afrique du Sud vous pouvez espérer une
économie sur vos coûts de communication de 25 à 50% selon le mode de
communication adopté. Les providers les plus sérieux offrent des
solutions de ce type. La télécopie est alors acheminée sur le réseau
privé du provider, disons de Paris à Johannesburg si votre fournisseur
d'accès est représenté dans ce pays. Ensuite vous payez que les
communications de ce point d'arrivée à votre client, soit une
communication locale et bien sûr le cas échéant, la communication entre
votre entreprise et votre point d'accès. |
ZIFF DAVIS a récemment
testé une série de produits disponibles pour les entreprises pour environ
5000$. Le produit sélectionné (RightFAX
Enterprise) comprend la possibilité de transmettre les télécopies sur un
LAN ou deux lignes téléphoniques. L'interface web supporte 45 formats de
fichiers différents et dispose d'une interface avec les principaux systèmes
de courrier électronique. Vous trouverez le compte rendu sous
www.zdnet.com/icom/zdlabs/reliable.fax/
Le point de vue du client vis-à-vis de la télécopie
Les développements possibles de la télécopie
Sous-traitante des envois de télécopies
Le niveau d'expertise requis, et dans une
moindre mesure la technologie à mettre en oeuvre, représentent une
opportunité pour des sociétés spécialisées dans l'envoi de télécopies en
masse.
Mass marketing
Les logiciels de gestion des envois de
télécopies sont simples et largement répandus. La grande majorité d'entre
eux savent "lire" une base de données et envoyer les télécopies à des heures
choisies en fonction des coûts les plus avantageux. Dans certains cas, il
peut être intéressant d'étudier les envois en nombre important depuis un
pays où les tarifs sont plus avantageux.
Journaux télécopiés
La publication de journaux à faible tirage
et/ou devant être distribués rapidement est à la portée de toute PME ou
consultant. Muni d'un bon système de traitement de texte, voir d'un logiciel
de mise en page, vous pouvez éditer votre journal à 17 heures et en
programmer l'expédition pendant la nuit (pour des questions de coûts) à une
liste de destinataires.
Support technique par télécopie
Les possibilités de mise à jour d'une
documentation technique ou la description visuelle de votre dernière action
de PLV, peuvent être envoyées pro-activement ou être mises à disposition sur
un serveur de télécopies. Dans ce dernier cas, vous bénéficierez d'un
transfert de coût vers l'utilisateur de l'information.
Télécopies sur les lignes louées
Lorsque des volumes importants de données
doivent être échangés entre deux entités, non reliées par le courrier
électronique, il est parfois utile de considérer l'envoi de télécopie sur
des lignes louées.
Imaginons une entreprise faiblement
équipée en technologie. Si celle-ci doit servir de nombreux points de vente
d'un même distributeur, ce dernier pourrait considérer la location d'une
ligne entre son système central et cette entreprise. Tous les messages
seraient envoyés sur un serveur de fax du distributeur et ensuite
systématiquement retransmis à très grande vitesse au moyen de cette ligne
louée. Il apparaît cependant que ce type d'application doit être considéré
uniquement lorsque les systèmes de messagerie électronique ne peuvent être
mis en oeuvre pour des raisons de culture d'entreprise.
