Article écrit
en 1999
La mise en œuvre d'une messagerie
électronique n'est pas si compliquée que cela. S'il y a quelques années, cela restait
le privilège des entreprises dotées d'un service informatique en interne, ce n'est plus
le cas aujourd'hui. Si l'on considère que la présence d'un PC sur le bureau d'un
employé est un acquis, alors la mise en œuvre d'une messagerie devient une
opération banale. Chaque PC pourra vraisemblablement être équipé d'une carte réseau.
Quelques mètres de câble devront aussi être installés pour relier ces PC à un
serveur. Le serveur sera un simple PC un peu gonflé en mémoire, qui assure la gestion
des flux entre tous les PCs de l'entreprise et les communications extérieures. Deux
solutions sont offertes à l'entreprise.
La première, la plus simple, consiste à
demander à un prestataire Internet d'ouvrir un compte pour chaque personne devant être
reliée au réseau. Les messages internes transitent alors par le réseau Internet. Si
vous n'avez pas de secret d'Etat à communiquer, cette solution n'est pas à négliger car
elle présente l'avantage énorme de la simplicité et évite la mise en œuvre et la
maintenance d'un système de messagerie interne. C'est la solution idéale pour une petite
entreprise dépourvue de compétence interne pour maintenir le système informatique.
La seconde solution consiste à acquérir
une solution de messagerie interne. Chaque personne aura un compte interne et une adresse
externe. L'interface entre cette messagerie interne et Internet se fait alors par le biais
d'un serveur local qui prendra en charge également les aspects de sécurité (firewall).
Un système d'information qui permettrait
à un utilisateur de n'avoir qu'une seule interface pour toutes les tâches qu'il doit
accomplir n'est plus un mythe. Les serveurs vocaux, grâce aux normes TAPI et MAPI savent
maintenant communiquer avec votre messagerie.
Vous pouvez de manière standard, coupler la
messagerie vocale avec la messagerie électronique. Prenons un exemple : vous venez
de recevoir un courrier de votre vendeur vous communiquant son budget pour l'an prochain.
Une feuille de calcul est annexée à ce message que vous classez dans votre répertoire
budget. Ce même vendeur vous appelle quelques heures plus tard pour vous signaler une
modification majeure. En votre absence, le serveur vocal de votre entreprise enregistre le
message qui s'affiche à la suite des documents que vous avez reçus en indiquant
simplement qu'il s'agit d'un fichier son.
Ce fichier pourra être écouté soit
depuis votre PC si vous avez une carte son, soit au moyen de votre combiné
téléphonique. Mais le plus intéressant, c'est qu'il puisse être classé au même titre
que la feuille de calcul dans le répertoire "budget" que vous avez créé. Vous
aurez donc la possibilité de réécouter ce message quand vous voulez. Vous pouvez
également envisager de l'adjoindre à un courrier que vous souhaiteriez envoyer à une
autre personne pour argumenter les choix budgétaires que vous avez faits.
Les autres applications possibles
Chaque jour de nouvelles applications
naissent au gré de l'imagination de leur créateur. Vous trouverez une revue des
applications existantes sur le marché américain sous http://www.emailtoday.com/ .
Les systèmes de réponses
automatiques
En votre absence ou pour répondre
automatiquement à vos contacts, de logiciels et des sociétés de services développent
des systèmes de réponse de plus en plus économique.
La personnalisation de votre adresse
Il n'est pas absolument nécessaire
d'avoir un web pour obtenir une adresse personnalisée. Insistez auprès de la personne
qui dépose votre nom de domaine pour que vos courriers soit routés sur le serveur de
messagerie de votre prestataire. Cela dépend uniquement de la configuration de votre MX
record, un des paramètres du DNS. Ceci suppose aussi que vous ayez un serveur de
messagerie dans votre entreprise.
Un serveur de messagerie personnel pour
moins de 150,- Euros
Vous trouvez des logiciels intégrés à
certains serveurs ou des applicatifs à des prix acceptables. J'utilise Internet Anywhere Mail
Server de True North Software qui m'a coûté 130 $. Internet Anywhere™ Mail Server
agit comme un central de dépôt des messages électroniques envoyés ou reçus par votre
société. Eudora, Microsoft Outlook, Netscape Mail et d'autres systèmes de
communications peuvent être liés à ce serveur pour envoyer et recevoir des courriers au
sein de votre organisation ou à l'extérieur via Internet.
Des gestionnaires de listes de diffusion
ou ezine
Si vous ne souhaitez pas gérer la liste
de vos abonnés à une liste de diffusion, de prévoir les modalités d'accès, d'accuser
réception des abonnements, de gérer les protections, il existe des services qui le font
pour vous gratuitement. Leur savoir faire leur permet de vous offrir un niveau
d'automatisation très poussé. Ils se rémunèrent en insérant un message publicitaire
discret à la fin des messages que vous envoyez. J'utilise pour l'instant egroups.
Des messages personnalisés
Si vous souhaitez instaurer une relation
plus personnelle avec votre correspondant, il convient de pouvoir donner l'impression que
le message est destiné à lui seul. Un "Cher Jean-Claude" a toujours
plus d'impact qu'un "mesdames, messieurs" ou "Chers clients" !
Il n'est pas nécessaire d'avoir un système complexe pour atteindre cet objectif si vous
gérez une PME. La société Revnet propose un
logiciel de personnalisation (MailKing) pour 99$.
Les paramètres que vous intégrerez vous permettrons de sélectionner les contacts que
vous aurez créés au préalable dans un tableur, Eudora ou Outlook. Ensuite, sur le
principe des fusions entre un champ et un document standard, vous êtes invité à
sélectionner les variables que vous souhaitez voir apparaître sur chaque message.
L'envoi de messages aux pagers
Les assistants personnels équipés de
modem peuvent de plus en plus souvent recevoir des messages envoyés par les systèmes de
courrier électronique. La longueur du message dépendra de la capacité des systèmes
d'exploitation et de la taille mémoire de l'équipement. Windows CE et Palm Pilot sont
deux type d'équipement qui permettent de recevoir des courriers à distance.
La messagerie instantanée
Cela est une adaptation des discussions
en ligne ou forums bien connus sur notre système Minitel. Dans le monde Internet on
appelle cela du "chat". L'utilisation professionnelle de ce système nécessite
une harmonisation des standards de communication entre les différentes messageries
disponibles sur le marché.
Une proposition a été déposée en ce sens par quarante
compagnies auprès de l'Internet Engineering Task force en novembre 1997.L'accord autour
d'une norme commune permettra de développer des applications intégrant le texte, la voie
et les images tel que Netmeeting de Microsoft. Ces
applications seront utiles pour l'assistance des utilisateurs à distance, le tutorat voir
le travail de groupe sur un même projet. !
